¿Cómo haces para hacer tanto, Marco?

Yo siempre hago el tracking de todo lo que trabajo, donde el año pasado compartí mi productividad del 2022. Es una práctica que llevo haciendo desde el 2019 ya que me gusta ver en qué fue lo que más trabajé en el año.

En el 2023 trabajé 1.694 horas o lo que significa 6 horas y media al día. Esto también significa que trabajé un 18% más de lo que trabajé en el 2022. La razón de esto es sin duda porque hicimos la preproducción, la filmación y toda la postproducción de Sábado Oscuro, al igual que el release en salas de cine de mis otras películas Ultraviolencia y Tiempo Presente.

Con eso dicho, los proyectos o tareas en las que más ocupé mi tiempo fueron:

• Sábado Oscuro -> 646 horas (38%)
• Tiempo Presente -> 180 horas (11%)
• Filmaciones y Postproducción de Proyectos Varios -> 132 horas (8%)
• Dictar Contenido Educativo como el Laboratorio Cómo Hacer una Película y No Morir en el Intento y el Taller de Dirección para Cine -> 119 horas (7%)
• Los Ellos -> 97 horas (6%)

Ya viendo donde me gasté el tiempo en el año, hablemos de cómo logro mi organización ya que es algo que me preguntan mucho, tanto online como en mis cursos educativos.

Para sorpresa de pronto de muchos: no todo es digital. Es una combinación entre análogo y digital. Las herramientas que más utilizo son:

📓 Un cuaderno para notas creativas.
📕 Un cuaderno tipo calendario para manejar mis tareas diarias.
🗃️ Basecamp (programa para organizar proyectos)
🖥️ Obsidian (para la digitalización de mis notas)

Cuando estaba haciendo mi maestría en dirección de cine, me di cuenta que soy una persona muy visual. Me di cuenta que me funciona más tomar apuntes en un cuaderno que digitalmente (también recuerdo las cosas mejor de esta manera). Es por esto que uso un cuaderno para principalmente mi trabajo creativo. ¿Esto qué significa?

La mayoría de las personas abren un Word o un Google Doc y comienzan a escribir las ideas que tienen para un proyecto, ya sea una película o un cortometraje. Mi primera versión —o lo que me gusta llamar primeras versiones— es escribir las ideas que tengo en un cuaderno. Y cómo sé que las ideas son iterativas, normalmente en ese cuaderno, o a través de varios cuadernos, voy iterando esa idea que tengo para la película.

En mi forma de trabajar y de pensar, escribirlo en un cuaderno no se siente tan definitivo por lo que puedo siempre cambiar las cosas de la historia, ya sean los personajes, o el arco dramático. En cambio, si lo pongo en un Google Doc, siento que está allí. Como si estuviera impreso y me da una pereza mental cambiarlo. Se siente definitivo.

Es por eso que mis cuadernos mantienen todas las primeras versiones de mis ideas, ya sea un story circle o referencias estructurales para la historia que le estoy trabajando. De igual manera también es una buena manera de poner las ideas generales para la nota de dirección o para hacer un presupuesto súper general del proyecto junto a sus ideas de cómo financiar dicho proyecto. Con eso allí escrito, cuando me reúno con Lina o con Alejandro para hablar de algún proyecto, simplemente tengo que abrir el cuaderno y contarles mis ideas.

De allí, digitalizo mis ideas a Obsidian que es donde comienzo a hacer las “segundas versiones” de mis ideas al condensar esas ideas que puse en mi cuaderno en forma digital y puedo comenzar a referenciar entre ellas, y crear un mapa de las ideas. Recomiendo el libro de Tiago Forte "Building a Second Brain" para entender como crear un buen sistema de toma de notas.

También funciona para anotar cosas interesantes que sucedan en asesorías o conversaciones o charlas. Información que quiero recolectar y que quiero referenciar en el futuro. Aquí también pongo referencias visuales de las películas o un listado de cosas para investigar para cierto proyecto o para la planeación general.

Este método ha sido mi mejor manera de combatir el síndrome de todo guionista:

Lo bueno de crear este sistema ha sido que no tengo que sólo concentrarme en un proyecto. No sé realmente cómo funciona mi mente pero a veces en el background render de mi cerebro se vienen nuevas ideas para futuros proyectos. En vez de dejarlas a la memoria para cuando trabaje en ese futuro proyecto, la anoto y la dejo allí para cuando Futuro Marco vaya a trabajar en ese proyecto ya tenga varias ideas recolectadas.

De allí, pasó a Basecamp.

Basecamp es un web app para organizar proyectos y colaborar con otras personas en esos proyectos. Realmente lo uso para organizar todos mis proyectos en los que estoy trabajando activamente.

Cada película tiene un proyecto aparte y allí manejo todos los deadlines y notificaciones de los proyectos como los plazos para participar en ciertas convocatorias para laboratorios, encuentros y estímulos. De igual manera, cuando la película está terminada, para festivales y mercados. Y según las necesidades del proyecto, creo el primer planner de tareas a realizar. Como con el cuaderno, aquí puedo tener las tareas por proyecto y luego desglosarla por convocatoria o etapa del proyecto. Aquí les pongo una fecha estimada de cuando voy a realizar dichas tareas.

Y es allí donde paso al planner diario que es análogo. Aquí revisando el planner digital y ahora con las necesidades reales de mi día al frente, comienzo a planear mi día buscando las tareas que son prioridades como primero, en vez de llenarme de pequeñas tareas. Normalmente muchas personas lo que hacen es hacer primero las muchas pequeñas tareas para sentirse que hicieron mucho en el día. Yo le presto atención más a las que le doy prioridad para ese día.

Mi rutina normalmente es:

Lo que hago usualmente cuando me siento en mi computador después de hacerme una taza de café y de haber paseado Lynch, es hacer este listado de tareas junto a mis responsabilidades que tengo para ese día (reuniones, eventos personales, etc).

Primero me pongo revisar rápidamente los emails que tengo en mi lista de Reply Later. Si no son muchos y puedo hacer esto en 15 minutos, los comienzo atacar de una vez. Si hay más de un email complejo pero que no es urgente, lo dejo en el Reply Later y anoto esto como una tarea en mi planner análogo para el día.

Después de responder emails, anoto todas las tareas prioritarias para el día y luego las no prioritarias. Luego, a menos que tenga algo urgente que no sea creativo (como contabilidad) para hacer, la siguiente hora la dedico a escribir el guion (el que esté trabajando) o escribir las ideas que tengo para el proyecto. Puede salir muy bien, o puede ser no tan productiva esa hora, pero le dedico esa hora. Si todavía tengo para escribir cuando se acaba la hora, le sigo trabajando otro poco más pero no llegar a gastarme todo el tanque. Dejo un poco para el siguiente día (consejo de Hemingway).

La siguiente hora le trabajo a algún aspecto de producción de la película, ya sea hacer documentos para convocatorias o para la producción en sí. De pronto esta hora no es necesariamente para el proyecto que estoy escribiendo pero para alguno donde el desarrollo está más adelantado. También puede ser más para aspectos de legalización de algún proyecto que ya filmamos.

Y ya el resto del día me la gasto en tareas más relacionadas a producción. Aquí me quito mi sombrero de director / guionista y le trabajo a la parte administrativa de tener una empresa productora. Esto puede ser creativo (cómo buscar nuevas formas de financiación) o trabajar en los documentos de convocatorias de los diferentes proyectos o tareas concernientes a la distribución de las películas terminadas. También este espacio puede ser de investigación para futuras reuniones en los mercados que voy a asistir.

Este es mi sistema el cual he ido desarrollando a través de los años:

1. Anotar mis ideas en un cuaderno.
2. Digitalizar todas esas ideas las cuales se convierten en un proyecto (Obsidian)
3. Convertir esos proyectos en muchas tareas.
4. Anotar las tareas en mi cuaderno de planner diario.

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